Bardienstreglement Ulvenhoutse TV
Februari 2018

 

Bardiensten worden vervuld door seniorleden. Het voldoen aan de bardienstplicht is zowel voor jou als voor UTV van groot belang. Je draagt op deze manier immers bij aan het creëren van een prettige sfeer in ons clubpaviljoen.

 

Welke leden moeten een bardienst vervullen?
Alle seniorleden vanaf 18 jaar (vanaf het kalenderjaar waarin een lid 18 jaar wordt) tot 70 jaar (het kalenderjaar waarin een lid 70 jaar wordt) zijn verplicht een maal per jaar een bardienst óf een schoonmaakdienst te vervullen. In plaats van een bardienst kunnen seniorleden ook kiezen om werkzaamheden te verrichten in de onderhoudsploeg van de padelbanen.

 

Welke leden zijn vrijgesteld van bardienst?
Jeugdleden (voor het jaar 2018: geboren na 1 augustus 2000) en seniorleden van 70 jaar of ouder (voor het jaar 2018: geboren voor 31 december 1948) zijn vrijgesteld van bardienst. Zij halen hun ledenpasje volgens de richtlijnen van de ledenadministratie af, nadat de contributie voor het lidmaatschapsjaar waarin het pasje geldig is op de rekening van de vereniging is bijgeschreven. Pasjes worden in de maand maart van het lidmaatschapsjaar van de KNLTB ontvangen en door de ledenadministratie beschikbaar gesteld. Per 1 april van het lidmaatschapsjaar werken deze nieuwe pasjes uitsluitend nog voor het openen van het hek, het paviljoen en het reserveren van de banen op het afhangbord in het paviljoen.
Daarnaast zijn barhoofden, de bardienstcoördinator, paviljoen-, onderhouds- en voorraadbeheerders, ledenadministrateurs, bestuursleden, ereleden en leden van verdienste van UTV zijn vrijgesteld van bardienst.
Tot slot behoudt het bestuur zich het recht voor om andere leden die zich veelvuldig vrijwillig inzetten voor de vereniging vrij te stellen van het vervullen van de verplichte bardienst.

 

Competitiespeler? Dan wordt je bardienst gepland!

Seniorleden die competitie spelen worden door de bardienstcoördinator ingeroosterd tijdens competitiedagen (voorjaar/winter) of andere evenementen (open toernooi, clubkampioenschappen jeugd/senioren, Torentoernooi, Dubbelop en eendaagse evenementen).
Het barrooster wordt aan de teamcaptains gestuurd. Voor de competitiespelers is het mogelijk om de aangewezen dienst te ruilen met een andere competitiespeler, evenwel uitsluitend binnen de competitieperiode of op dagen waarop een evenement plaatsvindt. Wanneer er geruild wordt, moet dit te allen tijde worden doorgegeven aan de bardienstcoördinator (bardienstutv@gmail.com).

 

Ben je seniorlid en speel je géén competitie? Plan dan zelf je bardienst!

Senioren die geen competitie spelen, maar volgens het reglement wel een bardienst moeten draaien, wordt de gelegenheid geboden om zelf via mijn.knltb.club in het eerste kwartaal van het lidmaatschapsjaar de bardienst in te plannen.

• Je komt direct in de dienstenplanner terecht. Typ op de zoekregel ‘Ulvenhout’ in en klik op ‘Zoeken’. Er verschijnt een veld met ons UTV-logo. Selecteer het UTV-logo.
• Je bevindt je nu in het inlogveld. Om in te loggen zijn er twee mogelijkheden: met je bondsnummer of je clublidnummer (= verenigingsnummer). Beide vind je op je tennispasje.
• Je zit nu in de nieuwe bardienstenplanner. Alle data die vrij zijn, zijn groen van kleur. Kies een datum (maand, dag en tijdstip). In de kolom rechts zie je de mogelijkheden: ‘Beschikbare diensten’. Klik hier op de datum waarop je graag je bardienst wilt vervullen. Data die wit zijn van kleur, zijn al ingevuld. De datum die jij hebt ingevuld krijgt een blauwe kleur.
• Je ziet een blok met je keuze. De laatste belangrijke stap is dat je klikt op het blauwe blokje rechts onderin: ‘Inplannen’. Je bardienst is bevestigd. Binnen enkele minuten ontvang je een mail met je bevestiging van clubinfo@knltbclub.email.
• Op het moment dat de bardienst via mail is bevestigd, staat deze daadwerkelijk in het systeem.
• Je krijgt 10 dagen voor aanvang automatisch een herinneringsmail. Neemt niet weg dat je het ook in je eigen agenda moet noteren, zodat je het niet vergeet en andere leden dupeert!
• Je krijgt 1 dag voor aanvang van je geplande bardienst nogmaals een herinnering toegestuurd.
• Als je je bardienst hebt ingepland, kun je je ledenpasje volgens de richtlijnen van de ledenadministratie afhalen. Voor 2018 is dit in de laatste week van maart in het paviljoen.
• Wanneer je je bardienst nog NIET hebt ingepland, kun je ook bij het ophalen van je pasje samen met de vrijwilligers van de ledenadministratie je bardienst inplannen.

 

Hoe werkt de statiegeldregeling en het plannen van je bardienst?
• Als seniorlid betaal je bij je lidmaatschap/contributie een bedrag van 50 euro. Dit bedrag (het statiegeld) wordt zo spoedig mogelijk teruggestort na het verrichten van een bardienst of schoonmaakdienst. Let wel: het draaien van meer bardiensten (als je deelt uitmaakt van het barteam, zie hierna) levert niet meer statiegeld op!
• De bardiensttijden zijn vermeld in het bardienstrooster (1 dienst duurt ca. 4 tot 5 uur).
• Het bardienstjaar loopt niet gelijk aan het kalenderjaar. Het bardienstjaar loopt van 1 maart van het kalenderjaar waarvoor het lidmaatschap geldt tot eind februari van het daaropvolgende kalenderjaar.
• In het eerste kwartaal van het lidmaatschapsjaar worden alle leden met bardienstplicht op basis van hun te bereiken leeftijd in dat kalenderjaar door de barcoördinator in de gelegenheid gesteld zelf hun bardienst in te plannen. De instrcuties vind je op onze website onder ‘Bardienst’.
• Voor het plannen van je bardienst heb je je KNLTB-pasnummer en wachtwoord nodig om in te kunnen loggen.
• Voor aanvang van je bardienst legt een barhoofd (die de bar opent en sluit) een en ander uit. Wie die barhoofden zijn, kun je terugvinden op de website.

 

Liever een schoonmaakdienst of onderhoud van padelbanen i.p.v. een bardienst?
De schoonmaakdienst of onderhoud van padelbanen geldt als alternatief voor de bardienst. Om het clubhuis schoon en fris te houden, is een schoonmaakrooster ingesteld waarop je kunt inschrijven. Op de meeste vrijdagen kan een schoonmaakdienst worden ingeroosterd. Als schoonmaakdienst zal het seniorlid gedurende 3 uur in de ochtend speciale schoonmaaktaken verrichten in het paviljoen (zoals de glazen vitrinekasten, de bar en de kasten van bar en keuken). Het is NIET toegestaan kinderen mee te nemen naar de schoonmaakdienst. Het standaard schoonmaakwerk (wc’s, vloeren, ramen en kleedkamers) wordt door een professioneel schoonmaakbedrijf uitgevoerd.
Het plannen van de schoonmaakdienst gebeurt op dezelfde wijze als de bardienst. Omdat de padelbanen eigendom zijn van UTV moet het onderhoud door leden zelf worden gedaan. Het onderhoud van de padelbanen wordt gedaan op momenten dat het nodig is. Dit zijn twee periodes in het jaar: in het voorjaar (bij het vallen van bloesem) en in het najaar (als de eerste bladeren vallen). Groot onderhoud wordt door een extern bedrijf uitgevoerd.
Het plannen van het onderhoud van de padelbanen gaat in overleg met de hele onderhoudsgroep, onder leiding van bestuurslid Padel, Huub Kokshoorn (padelutv@gmail.com).

 

Géén bardienst ingepland vóór 1 april van het lidmaatschapsjaar?
Dan ontvang je niet tijdig je ledenpasje, kun je geen banen reserveren op het afhangbord en kun je ook het hek niet openen om toegang tot het park te krijgen. Voorkom deze ongemakken dus!
Voor seniorleden die op 1 juni nog geen bardienst hebben ingepland, zal de bardienstcoördinator een herinnering per mail sturen met een opgave van dagen waarop een bardienst kan worden ingepland. Als de bardienst is ingevuld, kunnen deze leden door middel van een e-mail aan ledenutv@gmail.com de ledenadministratie verzoeken het ledenpasje op te komen halen. Dit kan na een afspraak met Marijke Knitel van de ledenadministratie.

Verhinderd voor een geplande bardienst?

Leden ontvangen automatisch 10 dagen voor aanvang van de geplande bardienst een mail ter herinnering. Ook 1 dag van tevoren wordt een laatste (automatische) herinnering voor het draaien van de bardienst verstuurd. Is het door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk de geplande bardienst te vervullen, dan dienen leden zelf de dienst te ruilen. Voor elk lid geldt dat het eventueel ruilen van een bardienst zónder tussenkomst van UTV dient te worden geregeld. Je kunt hiervoor gebruik maken van de ledenlijst (beschikbaar via de ClubApp). Spreek je een wijziging of ruil af met een ander lid, meld dit dan wel bij de bardienstcoördinator: bardienstutv@gmail.com

 

Kan een bardienst door omstandigheden komen te vervallen?
Het kan voorkomen dat je bardienst vervalt door omstandigheden die buiten je invloedssfeer liggen. Dit zijn:

1. Slecht weer. Hierbij wordt het seniorlid ingelicht door het barhoofd en/of de bardienstcoördinator (Casper Aerts). Je bent op dat moment zelf nog niet op UTV aanwezig om de bardienst te vervullen. Indien je ingelicht wordt binnen 1 uur voor aanvang van je bardienst, zal de bardienst als ‘gedraaid’ worden genoteerd en vergoed. In alle overige gevallen dient het seniorlid zelf de bardienst opnieuw in te plannen en de bardienstcoördinator hiervan op de hoogte te stellen.

2. Als een bardienst overbodig is bij een evenement (zoals competitie, toernooi, dagevenement), of het verplaatsen of vervallen van een evenement, waarbij dit minimaal 24 uur voorafgaand aan de bardienst aan het betreffende lid is gecommuniceerd. Seniorleden dienen in deze gevallen zelf hun bardienst opnieuw in te plannen en de bardienstcoördinator hiervan op de hoogte te stellen. Bij latere communicatie hoeft het lid de bardienst niet meer te herplannen en zal deze als ‘gedraaid’ worden genoteerd en vergoed.

In (uitzonderlijke) gevallen die niet hierboven omschreven zijn en leiden tot uitval van de bardienst beslist de bardienstcoördinator of deze dient te worden ingehaald.

Let op: je wordt geïnformeerd over het vervallen van de bardienst op basis van de gegevens (e-mail en telefoonnummer) die in de ledenadministratie bekend zijn. Dus check bij twijfel je berichten.

 

Wil je je bardienst laten vervullen door iemand uit het barteam?
Vanaf 2018 is er een zogeheten barteam. Dit team bestaat uit een aantal leden die bereid zijn een bardienst over te nemen. Indien je je bardienst wilt laten overnemen dan kun je hiertoe een verzoek richten aan de bardienstcoördinator (Casper Aerts) via bardienstutv@gmail.com.

 

Wat moet je doen als je de reeds ingeplande bardienst wilt vervangen?
• Je dient tijdig (minimaal 5 dagen voor je geplande bardienst) een aanvraag in te dienen voor vervanging van je bardienst.
• Een aanvraag is geen garantie en ontslaat je niet van je verplichting tot het draaien van de bardienst.
• Als je dienst is ingepland hoef je dus niet meer je bardienst te verrichten. Je ontvangt geen bevestiging.
• Je ontvangt geen restitutie van je statiegeld en hebt hierbij voldaan aan je bardienstplicht.
• Schoonmaakdiensten en onderhoud van padelbanen worden niet overgenomen door het barteam.

 

Wat zijn de consequenties als je niet op komt dagen bij een verplichte bardienst?
Als je niet op komt dagen bij een geplande bardienst en dit ook niet binnen 24 uur na aanvang van de geplande bardienst met een geldige reden meldt bij de bardienstcoördinator, wordt dit geregistreerd als een weigering en zal het lid de dienst moeten herplannen en in het huidige of uiterlijk volgende kalenderjaar een extra bardienst moeten vervullen waar geen vergoeding tegenover staat.
In elk van deze gevallen zal de bardienstcoördinator met het bestuurslid Paviljoen & Voorraadbeheer (Rick Heerdink) overleggen, waarna goedkeuring van het bestuur voor deze maatregel wordt verleend. Deze leden worden geplaatst op een zogeheten ‘vergeet-lijst’, waar zij weer van af worden gehaald als de bardiensten correct zijn vervuld/ingehaald. Daarbij is het mogelijk dat het KNLTB-pasje wordt geblokkeerd tot het lid de bardienst en de extra dienst heeft ingepland en is bevestigd aan de bardienstcoördinator via bardienstutv@gmail.com. Leden die na 1 jaar nog altijd op deze lijst staan, zullen door het bestuur worden uitgenodigd om de structurele weigering te bespreken en tot een oplossing te komen. Het bestuur heeft het recht om bij voortdurende weigering van het lid, de achterstallige bardiensten door anderen te laten vervullen en het lidmaatschap van de weigeraar in de eerstvolgende ALV te bespreken, waarbij de ALV bevoegd is het lidmaatschap van dit lid per direct te beëindigen.

 

Vragen
Voor vragen kun je altijd terecht door een mailtje te sturen naar Rick Heerdink, bestuurslid Bar- en Paviljoenzaken: utvpaviljoen@gmail.com